EBU

EBU

Hoe verloopt ‘Head of Delegations meeting’ Songfestival? Wij zochten het uit

Begin deze week verzamelden delegatiehoofden uit alle 37 deelnemende landen van het komende Songfestival in Liverpool voor hun jaarlijkse bijeenkomst. Wat we ons als leken daarbij moeten voorstellen? Daarover spraken we Birgit Simal, Belgisch delegatiehoofd van VRT.

Het is een van de vaste afspraken in de Eurovisiekalender: een goede twee maanden voor het feitelijke Songfestival, gebruikelijk halverwege maart, zakken de delegatiehoofden van alle omroepen af naar de gaststad voor enkele dagen gevuld met vergaderingen en activiteiten.

De zogenaamde Head of Delegations meeting is bovendien nog erg belangrijk voor twee andere zaken. De EBU stelt de data van deze vergadering als deadline voor alle deelnemende omroepen om hun inzendingen formeel in te dienen én daarbij ook ineens een afgewerkte podiumact te hebben voorbereid. Zo werkten Gustaph en zijn entourage de afgelopen weken nauw samen met VRT om het optreden voor Liverpool tot in de puntjes voor te bereiden.

Iedereen wil winnen

Maar hoe zit zo’n meeting traditioneel in elkaar en hoe ziet het programma eruit? ‘We komen aan op zondag,’ vertelt Birgit Simal in een telefoongesprek vanuit Liverpool met Songfestival.be. ‘Die avond is er een diner voor alle delegatiehoofden. De burgemeester van de gaststad geeft dan een speech om ons formeel te verwelkomen.’

Het welkomstdiner is vooral een uitermate geschikt netwerkmoment om contacten te leggen met collega-delegatiehoofden uit andere landen. ‘We kunnen ervaringen uitwisselen en kijken voor mogelijke samenwerkingen. Dat kan gaan van reclame maken voor elkaars inzendingen op elkaars omroepen tot kandidaten uit landen samenbrengen om samen video’s voor sociale media op te nemen’, aldus Simal.

De sfeer is gemoedelijk en hartelijk; van concurrentie lijkt geen sprake: ‘Iedereen wil natuurlijk winnen, maar we hebben allemaal hetzelfde doel en dat schept een band. Het zijn allemaal mensen die hun job graag doen en geïnteresseerd zijn in elkaar. Ik vind iedereen altijd heel lief en sympathiek.’

Grote Belgische aanwezigheid

Voor VRT reisden delegatiehoofd Birgit Simal en pershoofd Geraldine Merchiers af naar Liverpool. Maar daarnaast waren nog andere Belgen aanwezig in de gaststad voor het komende Songfestival. Zo was ook Bruno Beeckman (alle drie op foto boven) aanwezig op de Head of Delegations meeting.

Beeckman is journalist die het afgelopen jaar geregeld verslaggeving deed van de oorlog in Oekraïne in verschillende Vlaamse media. Daarnaast werkt hij bij de EBU, de koepelorganisatie van Europese publieke omroepen waaronder VRT die onder meer het Songfestival organiseert. ‘Bruno voorziet voor de EBU de stand-upposities in de zaal‘, legt Simal uit. ‘Als Peter Van de Veire voor een trailer ter aankondiging achteraan in de Liverpool Arena wil aankondigen dat het Songfestival eraan komt, is het de taak van Bruno om daarvoor locaties aan te wijzen en die te verdelen over de geïnteresseerde omroepen.’

Op sociale media zagen we de afgelopen dagen ook dat onze eigen Songfestivalkandidaat Gustaph in Liverpool vertoefde. Hij maakte er allerlei opnames voor de verschillende kanalen van Eén, MNM en Radio 2. Dat viel dus samen met de bijeenkomst van delegatiehoofden, al was dat volgens Birgit Simal puur toeval: ‘Die data pasten simpelweg het beste in alle agenda’s.’

Dit bericht op Instagram bekijken

Een bericht gedeeld door Eén (@eenbe)

Strak schema

Terug naar de vergadering van delegatiebijeenkomsten. Die volgt op maandag en dinsdag een strak schema. Maandagochtend wordt de zaal bezocht, dit jaar de Liverpool Arena. ‘Daar krijgen we een uitgebreide rondleiding. We krijgen onder meer te horen waar de optredens plaatsvinden, waar het perscentrum en de viewing room zullen zijn, waar delegaties verblijven’, klinkt het bij Simal.

In de namiddag wordt uitgeweken naar een andere vergaderlocatie voor een uitvoerige briefing. ‘Daar krijgen we meer informatie over alle elementen van het Songfestival zelf. Dat gaat van persaccreditaties, sponsoring, veiligheidsmaatregelen en alles over accommodatie en transport. Maar ook over de voorzieningen voor commentatoren, de inhoud van de liveshows, de puntentelling en de postkaartfilmpjes voor elk lied tijdens de liveshows.’

Simal bevestigt dat het gaat om steeds terugkerende elementen, waarbij alles op dit moment nog niet volledig is afgeklopt. De inhoud van de liveshows kan bijvoorbeeld nog wijzigen en ligt op het moment van schrijven nog niet volledig vast.

Birgit Simal bij het standbeeld van The Beatles in Liverpool.

Speeddates

Dinsdagvoormiddag vond er nog een belangrijk moment plaats. Alle delegatiehoofden hadden een speeddate met de productie van het festival om de plannen over geplande podiumact te bespreken. In de voorgaande weken stoomt het creatief team daarvoor een plan klaar voor onder meer het camerawerk, de belichting, de choreografie en de algemene look & feel. ‘Het is daarbij vooral mijn taak om aan mouwen te trekken en ervoor te zorgen dat alles op tijd klaar raakt’, vertelt Simal.

Dat plan wordt in een speeddate onder de loep genomen door de productie, die aangeven wat wel en niet mogelijk is. ‘We krijgen dan te horen wat er misschien niet kan lukken. In dat geval moeten we nog op zoek naar een oplossing. Het is ook een belangrijk moment om af te toetsen of de productie volledig begrepen heeft wat we willen bereiken met het optreden.’

Opnames voor het Songfestival in Liverpool

Nieuwsbrieven

Na de speeddate is het officiële luik afgelopen. ‘Maar we bleven nog een dag langer omdat er geen vlucht meer terug was’, lacht Simal. ‘We doken dus nog even de stad in en konden zo ook nog even afspreken met Gustaph en de aanwezige VRT-collega’s.’

Maar dat betekent niet dat het werk erop zit. Afhankelijk van de feedback van de productie moet er opnieuw gesleuteld worden aan elementen van de act voor Liverpool. Intussen worden Birgit Simal en de andere delegatiehoofden via nieuwsbrieven op de hoogte gehouden van de laatste ontwikkelingen. Gustaph neemt daarnaast volgende maand deel aan verschillende preview parties in Europese landen, waaronder Eurovision in Concert in Amsterdam. En begin mei wordt er uiteraard opnieuw naar Liverpool getrokken voor het échte werk: de repetities en de liveshows. Alles daarover lees je de komende weken uiteraard opnieuw bij Songfestival.be.

‘Eurovision in Concert’ op 15 april 2023

Advertentie